Assistant de direction Enfance - Jeunesse - H/FMairie de Trappes

Desservie par plus de 20 lignes de bus et trois lignes ferroviaires, Paris Montparnasse/Rambouillet, la Défense/la Verrière et le RER C, Trappes est connectée aux principaux centres d'affaires, d'emploi et de formation franciliens. Il faut compter 35 minutes pour rejoindre Montparnasse et la Défense.

La ville accueille des services publics nombreux, des équipements sportifs, culturels, des écoles, des collèges et des lycées d'enseignement général ou technique. L'université Versailles St Quentin est toute proche. La base de loisirs exemplaire, avec son plan d'eau navigable, un golf et une forêt domaniale, ajoutent à ce cadre de vie. Parmi les équipements récents, le Conservatoire de Musique et de Danse, la Maison des Parents, la Maison de la petite enfance et deux pépinières d'entreprises consolident une capacité d'accueil déjà affirmée.

LA VILLE DE TRAPPES RECRUTE

un(e) Assistant(e) de direction Enfance - Jeunesse

1 000 talents engagés pour l'avenir de 34 000 Trappistes !

Ce poste est accessible aux cadres d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux - Catégorie C

Si vous partagez des valeurs comme l'exemplarité, l'engagement, la générosité, révélez vos talents et rejoignez nous !

Nous recrutons toute l'année de nombreux agents, débutants et confirmés dans des domaines d'intervention variés.

En rejoignant la ville de Trappes, vous intégrez une équipe de travail dynamique en appui avec la Direction des ressources humaines qui veille et vous accompagne sur les parcours et évolutions professionnelles. Soucieux du bien-être de ses collaborateurs, nous nous engageons à vous offrir une expérience professionnelle riche de sens et d'épanouissement en attachant une attention particulière à la formation et à l'accompagnement pour élargir votre horizon professionnel.

MISSIONS PRINCIPALES

GESTION ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION

• Gestion de l'agenda de la direction et organisation des réunions (ordre du jour, compte-rendu)

• Classement et archivage des dossiers

• Suivi d'outils pour la gestion des services (tableau de bord, etc.)

• Gestion des actes administratifs (suivi des délibérations et notes de synthèse, décisions, conventions, etc.)

• Appui à la réalisation de support de présentation

• Gestion des stocks de fournitures de bureau pour l'ensemble des services de la Direction

RELATIONS AVEC LE PUBLIC ET LES USAGERS

• Accueil téléphonique et physique du service

• Gestion du e-parapheur et iXBus-courrier entrant

• Rédaction et suivi des courriers aux usagers en lien avec les services

• Réalisation et analyse des questionnaires de satisfaction

• Suivi du déploiement de l'outil Concerto, implication dans le déploiement des nouveaux projets

APPUI ADMINISTRATIF AUX SERVICES DE LA DIRECTION

• Gérer l'interface avec les services municipaux notamment les services techniques

• Soutien administratif aux services de la direction

• Contribution à la gestion et au suivi des dossiers de prestations CAF, des conventions d'objectifs et de financement , ainsi que des dossiers de demandes de subventions et des dossiers PMI pour les établissements d'accueil du jeune enfant (EAJE)

• Organisation et suivi du conseil des parents des EAJE

• Élaboration du bilan d'activité annuel de la direction et synthèse des bilans des services

• Appui à l'organisation des grands évènements portés par la direction : soirée des réussites, cérémonie des enseignants, rencontres avec les directions scolaires…

• Appui à la préparation des kits de fournitures scolaires, dictionnaires, organisation pratique des distributions…

• Appui à la gestion des demandes des écoles (boîte directions écoles)

  
  
  

CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE

• Emploi temps plein

• Cycle de travail : 37 heures
  
  

AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL

• Ambiance chaleureuse

• Prise en charge à 75% des frais de transport en commun

• Restaurant municipal

• Télétravail possible

• Congé menstruel pour les agentes concernées

• Participation jusqu'à 25€ pour mutuelle santé et prévoyance

• Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.

Expérience : Des expériences sur des postes similaires seront un plus.

Connaissances :

• Connaître les techniques de secrétariat et les règles de l'expression orale et écrite de qualité

• Connaître l'organisation d'une collectivité territoriale et les missions d'une direction Enfance Jeunesse

• Maîtriser les outils informatiques : Word, Excel et les différents logiciels

• Créer des outils de planification et de suivi

• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

• Organisation et gestion du temps de travail

• Capacité à transmettre l'information

Compétences :

• Sens du service public et sens de l'accueil

• Qualités relationnelles, capacité d'écoute

• Rigueur dans la gestion des dossiers

• Disponibilité, discernement

• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

• Esprit d'équipe et aptitude au travail en équipe

• Sens de l'initiative et de l'autonomie